Quali documenti servono per una prima analisi di un ETS?

A cura diDott. Alessio FerrettiDottore Commercialista · Pubblicato il 20/08/2026

Per una prima analisi di un ETS è utile raccogliere un fascicolo essenziale, senza inviare indiscriminatamente tutto l’archivio dell’ente. Il punto di partenza comprende di norma atto costitutivo e statuto disponibili, verbali rilevanti, ultimo rendiconto o bilancio disponibile, documenti che descrivono le attività svolte, principali informazioni su entrate e uscite e pratiche amministrative già avviate. Questa raccolta consente di impostare una lettura ordinata della posizione dell’ente e di distinguere i materiali già disponibili dalle questioni da approfondire.

Una consulenza Terzo Settore preliminare è utile quando presidente, amministratori, tesoriere o responsabile amministrativo devono prendere una decisione su documenti, statuto, RUNTS o gestione, ma non dispongono ancora di un quadro documentale leggibile. Per la richiesta iniziale è sufficiente descrivere il problema, l’eventuale urgenza, il tipo di ente e l’elenco dei materiali disponibili; documenti personali, fiscali o riservati vanno trasmessi solo nella misura necessaria e attraverso il canale indicato dal form.

In sintesi

• Raccogli la versione disponibile di atto costitutivo, statuto ed eventuali documenti collegati a modifiche dell’ente.
• Ordina i verbali che aiutano a ricostruire nomine, approvazioni, decisioni e cambiamenti organizzativi.
• Prepara rendiconto, bilancio o prospetti disponibili insieme ai documenti che aiutano a comprendere le principali voci.
• Descrivi le attività effettivamente svolte e conserva i materiali che permettono di collocarle nel tempo.
• Tieni separati pratiche RUNTS, comunicazioni ricevute e questioni che richiedono una decisione o un chiarimento.

Da quale problema parte la prima analisi dell’ets

La raccolta documentale deve partire dalla domanda concreta dell’ente, non dalla quantità di file. Può trattarsi di una modifica da valutare, di una pratica in corso, della necessità di ricostruire decisioni precedenti oppure del dubbio sulla coerenza tra documenti, attività, verbali e rendicontazione disponibili.

Indicare subito la domanda consente di attribuire una priorità ai documenti. Se, ad esempio, l’ente deve chiarire quale testo statutario sta utilizzando, assumono rilievo gli atti e i verbali collegati. Se il dubbio riguarda un’attività svolta o un’entrata, è più utile affiancare alla descrizione dell’attività i documenti che la illustrano e i prospetti già disponibili.

Atti che identificano l’ente e le sue regole interne

Nel primo gruppo rientrano atto costitutivo, statuto nella versione disponibile, eventuali testi successivi e verbali che aiutano a ricostruire modifiche o approvazioni. Possono essere aggiunti i dati identificativi dell’ente, l’elenco disponibile degli organi e una nota sintetica sugli incarichi in essere.

Questi documenti non vanno considerati isolatamente. Durante una prima lettura sono utili per formulare domande concrete: quale versione degli atti è disponibile, quali passaggi risultano documentati, quali materiali mancano e quali decisioni occorre collegare a una deliberazione o a un testo scritto.

Documenti sulle attività effettivamente svolte

Un fascicolo iniziale dovrebbe contenere una descrizione breve delle attività svolte nel periodo che l’ente ritiene utile esaminare. Alla descrizione possono essere affiancati programmi, materiali di progetto, accordi, contratti, comunicazioni interne, prospetti di incasso o altri documenti già disponibili che aiutino a capire cosa è stato fatto, per chi e con quali risorse.

Non serve predisporre una presentazione promozionale. È più utile distinguere attività ricorrenti, iniziative occasionali, rapporti in corso e cambiamenti recenti. Se l’ente segnala attività diverse, entrate non omogenee o nuove modalità operative, è preferibile descriverle in modo neutro e sottoporle a verifica nel caso concreto.

Verbali, nomine e decisioni da collocare nel tempo

Raccogli i verbali disponibili relativi a nomine, approvazioni di rendiconti, modifiche organizzative, progetti significativi e decisioni che hanno inciso sulle risorse o sulla gestione dell’ente. Per ciascun documento può essere utile annotare data, organo che lo ha formato, argomento e materiale collegato.

Se un verbale non è reperibile o una sequenza è incompleta, conviene segnalarlo con chiarezza anziché ricostruirla informalmente. L’assenza di un documento è un elemento da esaminare, non una conclusione. Una nota ordinata sui documenti mancanti aiuta a stabilire quali recuperi siano utili prima di assumere nuove decisioni.

Rendiconti, bilanci e documenti di supporto

Per la prima analisi prepara l’ultimo rendiconto o bilancio disponibile e, se già ordinati, i prospetti relativi a periodi precedenti. Accanto a questi possono essere utili elenchi delle principali entrate e uscite, ricevute, fatture, contratti, rimborsi e documenti che consentano di comprendere le voci più rilevanti.

Lo scopo non è anticipare una valutazione conclusiva su singole poste o rapporti. Il fascicolo serve a collegare ciò che emerge dalla rendicontazione con le attività descritte e con le decisioni documentate. Quando tale collegamento non è immediato, è opportuno indicare il dubbio e il periodo interessato.

Percorso diagnostico per ordinare il fascicolo ETS

Un percorso diagnostico può rendere la prima analisi più efficace senza trasformarla in una raccolta indistinta di allegati.

1. Separare i documenti per funzione

Crea sezioni distinte per atti dell’ente, verbali, attività, rendicontazione e pratiche amministrative. Un indice con nome del documento, data, periodo coperto e breve nota consente di capire rapidamente cosa è consultabile.

2. Collegare documenti e domanda concreta

Accanto a ciascuna questione aperta indica quali documenti possono aiutare a esaminarla. In questo modo emergono i materiali pertinenti e quelli che possono attendere una richiesta successiva.

3. Evidenziare vuoti e passaggi da verificare

Segna documenti mancanti, versioni non facilmente identificabili, periodi non coperti o decisioni per le quali il materiale disponibile non è sufficiente. Questa mappa evita che il confronto professionale parta da ricostruzioni affidate solo alla memoria.

Pratiche RUNTS e comunicazioni amministrative

Se disponibili, pratiche, ricevute, comunicazioni, bozze e richieste riferibili al RUNTS possono essere raccolte in una sezione autonoma. È utile includere anche le comunicazioni che richiedono risposta, integrazione o una decisione dell’ente, indicando la data e lo stato in cui si trovano.

Questa parte del fascicolo non consente da sola di trarre conclusioni sulla posizione dell’ente. Serve a rendere visibili le pratiche aperte e a collegarle agli atti, ai verbali e alle informazioni organizzative che possono essere necessari per esaminarle.

Documenti che possono attendere e segnali da indicare subito

Duplicati, materiali molto risalenti o documenti non collegati alla domanda iniziale possono essere richiesti in un secondo momento. Conviene invece segnalare subito modifiche statutarie da ricostruire, verbali non reperibili, rendiconti non facilmente leggibili, attività nuove, rapporti con collaboratori, entrate rilevanti o pratiche amministrative in corso.

Per approfondire come preparare i materiali di una richiesta professionale, consulta Approfondisci: i documenti utili a una consulenza specialistica nel Terzo Settore.

Quando chiedere un confronto sul caso concreto

È opportuno chiedere un confronto prima di modificare documenti dell’ente, inviare una pratica, adottare una scelta organizzativa rilevante o fare affidamento su una ricostruzione documentale incompleta. Un ulteriore momento di assistenza può servire quando emergono aspetti da valutare separatamente tra statuto, attività, verbali, rendiconti e pratiche amministrative.

Alessio Ferretti & Partners STP S.r.l. prende in carico professionalmente l’analisi preliminare di ETS, APS, ODV, fondazioni ed enti non profit, ordinando il fascicolo disponibile e individuando le priorità di approfondimento. In base al caso concreto, alcuni passaggi possono richiedere il coinvolgimento di professionisti abilitati con competenze ulteriori.

Descrivi il problema, l’eventuale urgenza, il tipo di ente, le pratiche già avviate e i documenti disponibili. Richiedi un’analisi preliminare per il tuo ente del Terzo Settore.