Quali criticità possono emergere prima di presentare una pratica al RUNTS?

A cura diDott. Alessio FerrettiDottore Commercialista · Pubblicato il 18/08/2026

Prima di presentare una pratica al RUNTS possono emergere criticità che non dipendono dal singolo modulo, ma dalla coerenza complessiva tra documenti, decisioni interne e situazione effettiva dell’ente. Le più delicate riguardano uno statuto non aggiornato rispetto alle scelte compiute, verbali poco chiari, poteri di rappresentanza non facilmente ricostruibili, rendiconti non allineati alla documentazione disponibile e allegati che raccontano una situazione diversa da quella che l’ente intende dichiarare.

Una pratica predisposta senza questa lettura preliminare può esporre l’ente a richieste di chiarimento, integrazioni difficili da organizzare o decisioni affrettate sui documenti. Uno studio di commercialisti che segue enti del Terzo Settore può esaminare il caso prima dell’invio, ordinare le informazioni disponibili e segnalare le aree che meritano un approfondimento. L’obiettivo non è anticipare un esito, ma presentare una posizione comprensibile, verificabile e coerente con gli atti dell’ente.

In sintesi

• Lo statuto e l’atto costitutivo possono contenere formulazioni non coordinate con le attività e con l’assetto organizzativo attuale.
• I verbali possono non rendere chiaro chi abbia assunto una decisione, con quale oggetto e con quali poteri di rappresentanza.
• Libri sociali, rendiconto o bilancio e documenti di supporto possono descrivere passaggi non immediatamente riconciliabili.
• Le attività effettivamente svolte possono richiedere una lettura più precisa rispetto a quanto risulta da statuto, verbali e comunicazioni dell’ente.
• Un fascicolo incompleto può rendere più lenta la ricostruzione della posizione e indebolire la capacità di rispondere con ordine a eventuali richieste.

Le criticità che contano prima dell’invio

Il primo punto da controllare è la coerenza dello statuto con l’ente che esiste oggi. Non è sufficiente verificare che il documento sia disponibile: conviene leggere oggetto, finalità, organi, regole decisionali, rappresentanza e clausole che incidono sul funzionamento associativo o fondazionale. Una criticità frequente nasce quando lo statuto descrive una struttura molto semplice, mentre dai verbali, dalle deleghe o dall’operatività quotidiana emerge un’organizzazione diversa.

In questa situazione la domanda utile non è soltanto “lo statuto contiene la formula corretta?”, ma “le decisioni successive sono leggibili alla luce dello statuto?”. Se la risposta resta incerta, la pratica rischia di poggiare su atti che richiedono prima un riordino o una ricostruzione documentale. Per una lettura più ampia della coerenza fra atti e gestione, Approfondisci i rischi di compliance per ETS e governance.

Una seconda criticità riguarda i verbali. Un verbale utile non coincide con un semplice promemoria della riunione: consente di individuare l’organo coinvolto, l’oggetto della decisione, la data, le presenze, la deliberazione e il collegamento con i documenti richiamati. Quando mancano questi elementi, oppure quando date, nominativi e incarichi non coincidono tra i diversi atti, può diventare complesso spiegare come l’ente abbia maturato una scelta rilevante per la pratica.

Particolare attenzione merita la rappresentanza. Se chi sottoscrive o presenta la pratica risulta da una nomina, da una delega o da un verbale, conviene poter ricostruire con facilità quel percorso. Il problema non consiste soltanto nell’assenza di un documento: anche documenti formalmente presenti ma non coordinati possono creare dubbi sulla continuità degli incarichi e sulla riferibilità delle decisioni.

Una terza area riguarda la corrispondenza fra attività dichiarate e attività realmente organizzate. Per un ETS, APS, ODV o fondazione, descrivere in modo generico ciò che si fa può non bastare a comprendere se statuto, verbali, rendicontazione e documentazione operativa procedano nella stessa direzione. Conviene quindi raccogliere una descrizione sintetica delle iniziative, degli accordi in essere, dei progetti gestiti e delle modalità con cui l’ente documenta entrate, uscite e decisioni. Non si tratta di trasformare l’analisi in un controllo indistinto: serve a individuare le informazioni che potrebbero apparire scollegate nella pratica.

Caso tipo: una pratica pronta solo in apparenza

Immaginiamo un’associazione che intenda presentare una pratica al RUNTS. Il presidente dispone dello statuto, di alcuni verbali e dell’ultimo rendiconto; ritiene quindi che il fascicolo sia pronto. Durante il controllo interno emergono però tre snodi concreti.

1. Statuto e attività non sono descritti con lo stesso livello di precisione. Lo statuto conserva una formulazione ampia, mentre i verbali recenti richiamano iniziative e incarichi senza collegarli con chiarezza alle finalità dell’ente. In questo caso conviene ricostruire il rapporto tra testo statutario, deliberazioni e attività documentate prima di usare descrizioni sintetiche nella pratica.
2. La nomina del presidente è ricostruibile solo in parte. Un verbale cita l’elezione, ma altri atti riportano date o qualifiche non perfettamente coincidenti. L’ente può ordinare i verbali disponibili, verificare la sequenza degli incarichi e chiarire quali documenti sostengano la rappresentanza al momento dell’invio.
3. Il rendiconto non è accompagnato da una raccolta ordinata dei documenti richiamati. Le informazioni economiche esistono, ma ricevute, prospetti, decisioni interne e criteri usati per leggere alcune voci sono dispersi. La criticità non implica di per sé una conclusione sulla gestione; indica però che la ricostruzione può richiedere tempo e che conviene predisporre un fascicolo consultabile.

Il caso tipo mostra perché l’ordine cronologico, da solo, non risolve il problema. Serve un collegamento tra ciascun documento e la domanda a cui quel documento aiuta a rispondere: quale regola interna si applica, chi ha deciso, quale attività è stata svolta, quale supporto documentale è disponibile e chi può fornire chiarimenti.

Rendiconto, libri sociali e allegati: dove nascono le incoerenze

Rendiconto o bilancio, libri sociali, verbali e documenti di supporto non andrebbero considerati come allegati indipendenti. Una lettura utile cerca i punti di contatto: le nomine riportate nei verbali trovano riscontro nei libri sociali? Le iniziative citate nelle relazioni interne trovano una traccia nella documentazione dell’ente? Le principali voci del rendiconto sono accompagnate da elementi che ne rendono comprensibile il contesto?

Una divergenza non equivale automaticamente a un’irregolarità. Può dipendere da un archivio disordinato, da un cambio di persone incaricate o da documenti redatti in momenti diversi. Proprio per questo è prudente evitare due errori opposti: inviare il fascicolo confidando che ogni incongruenza sia marginale, oppure riscrivere atti e ricostruzioni senza aver prima individuato il problema concreto. Un’analisi preliminare aiuta a separare le informazioni già sufficienti da quelle che richiedono un chiarimento documentato.

Leggi anche quali documenti organizzare per un’analisi preliminare nel Terzo Settore, così da preparare un confronto più mirato e non limitato alla sola pratica.

Come impostare una verifica prudente

Prima dell’invio, può essere utile predisporre una tabella interna con quattro colonne: documento disponibile, informazione che prova o chiarisce, collegamento con altri atti, punto da approfondire. Questo schema consente di vedere se lo statuto, l’atto costitutivo, i verbali, i libri sociali, il rendiconto o bilancio e gli allegati formano un insieme leggibile.

Conviene poi distinguere le criticità in tre gruppi. Il primo raccoglie i documenti mancanti o non reperiti. Il secondo include i documenti presenti ma poco chiari, ad esempio un verbale senza un collegamento immediato alla decisione successiva. Il terzo riguarda le situazioni in cui attività, gestione e documenti sembrano richiedere una lettura congiunta. Questa distinzione aiuta a non confondere un semplice riordino archivistico con una questione che può incidere sull’impostazione della pratica.

Quando coinvolgere lo studio e quali materiali inviare

Un primo momento utile per coinvolgere lo studio di commercialisti è prima di completare la pratica, quando l’ente ha una bozza delle informazioni da presentare ma non ha ancora consolidato gli allegati. Un secondo momento è quando emergono dubbi su statuto, verbali, rappresentanza, rendiconto o coerenza delle attività: attendere l’ultimo passaggio può rendere meno ordinata la ricostruzione.

Per una prima valutazione, l’ente può inviare statuto e atto costitutivo, verbali disponibili, libri sociali pertinenti, ultimo rendiconto o bilancio, una breve descrizione delle attività svolte e l’elenco degli allegati già raccolti. Se il caso presenta aspetti ulteriori, lo studio può indicare quali informazioni integrare e, in base alla situazione concreta, se alcuni passaggi richiedano il confronto con un professionista abilitato.

Richiedi un’analisi preliminare per il tuo ente del Terzo Settore descrivendo l’urgenza, la pratica da predisporre e i documenti già disponibili.